سازماندهی

شرکت فنی و مهندسی کارکیاکوشک، افتخار آن را دارد که با حدود نیم قرن تجربه در امر ساخت و ساز بر طبق اصول و موازین مهندسی و بهره‌مندی از بهترین متخصصین، تا کنون توانسته است با توکل بر خدا مبادرت به ساخت ۹۵۰ واحد مسکونی، ۲۲ باب مدرسه، ۲ باب مسجد، مجتمع فرهنگی و کتابخانه، بهداری، ۶ مجتمع تجاری و … نماید.

لازم به ذکر است با توجه به تاسیس و ثبت شرکت در سال ۱۳۸۳ برخی از قراردادها بصورت شخص حقیقی و توسط ریاست هیئت مدیره انجام پذیرفته است.

لیلیان پالاس

یک پروژه مسکونی خاص که توسط شرکت فنی مهندسی کارکیا کوشک با نیم قرن سابقه فعالیت های ساختمانی در ۹ بلوک ۱۰ طبقه با ۵۴۵ واحد در شهر جدید اندیشه در حال ساخت می باشد و با پیشرفت ۹۵ درصدی در اسفند ماه سال ۱۴۰۲ تحویل مشتریان خواهد گردید.

قدمت ، سرعت در اجرا ، مشتری مداری ، رعایت کیفیت و استاندارها ، رمز موفقیت برند لیلیان پالاس بوده است.

سازماندهی در لیلیان پالاس

۱. ساختار سازمانی مناسب

در لیلیان پالاس ما یک ساختار سازمانی مناسب برای کسب و کار خود تعیین نموده ایم که  این شامل تعیین واحدها، تعداد کارکنان، و نقشه سلسله مراتبی و شرح وظایف است. قدمت ، سرعت در اجرا ، مشتری مداری ، رعایت کیفیت و استاندارها ، رمز موفقیت برند لیلیان پالاس بوده است.

۲. تخصیص منابع بهینه

منابع انسانی، مالی، و فیزیکی را به بهترین شکل ممکن تخصیص دادیم که این شامل انتخاب و استخدام نیروهای ماهر، مدیریت بودجه‌ها، و بهینه‌سازی استفاده از تجهیزات و منابع است.

۳. پایش و کنترل پروژه‌ها

برای مدیریت پروژه‌ها به بهترین شکل، ما سیستم های پایش و کنترل قوی مانند میزیتوERP ، تدکار، کاوش و … را انتخاب کردیم . که شامل تعیین اهداف، زمان‌بندی، پیشرفت پروژه، و کنترل هزینه‌ها می‌شود.

۴. استفاده از فناوری

ما از فناوری‌های نوین برای بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری استفاده کردیم که این شامل نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، هوش مصنوعی و ابزارهای مدیریت منابع انسانی است.

۵. توسعه فرآیندهای استاندارد

ما تعیین فرآیندهای استاندارد برای انجام پروژه‌ها و عملیات روزمره را تعیین کردیم که توانسته به بهبود کیفیت و کاهش هدررفت‌ها منابع کمک کند.

۶. آموزش و توسعه کارکنان

ما در لیلیان پالاس به مهارت‌ها و دانش کارکنان خود اهمیت می دهیم . این به توانمندی‌های آنها برای انجام وظایف بهتر کمک می‌کند.برای این مهم واحد تحقیق و توسعه ما برنامه هفتگی ،ماهانه و سالانه آموزش مهندسی و فناوری را در برنامه دارد.

۷. مدیریت ارتباطات

ما در لیلیان پالاس به مهارت‌ها و دانش کارکنان خود اهمیت می دهیم . این به توانمندی‌های آنها برای انجام وظایف بهتر کمک می‌کند.برای این مهم واحد تحقیق و توسعه ما برنامه هفتگی ،ماهانه و سالانه آموزش مهندسی و فناوری را در برنامه دارد.

۸. مدیریت ریسک

شناسایی و مدیریت ریسک‌های مرتبط با پروژه‌ها و فعالیت‌های ساخت و ساز برای ما بسیار مهم است. برای این منظور لیلیان پالاس برنامه‌هایی برای مقابله با مشکلات و ریسک‌ها ایجاد نموده است.

راهبردها و سیاست‌ها

تحقیقات بازار و تحلیل رقبا

برای تعیین نیازها و ترجیحات بازار، بازارهای هدف و پیشرونده مورد تجزیه و تحلیل قرار میگیرند. همچنین رقبا و بازیگران اصلی بررسی شدند تا بتوان برنامه‌ها و استراتژی‌ها را با توجه به وضعیت رقابتی تطبیق داد.

ارتباط با مشتریان

ایجاد رابطه مثبت با مشتریان و تأمین ارتباطات کانال‌های ارتباطی مؤثر، منجر به افزایش اعتماد شدند.

مدیریت منابع و هزینه‌ها

کنترل دقیق بر هزینه‌ها، مدیریت بهینه منابع انسانی و مواد، و بهره‌گیری از روش‌های مدیریت پروژه موثر، از جمله اقدامات حیاتی در بهینه‌سازی عملکرد کلان پروژه های این شرکت هستند.

پایداری و اهمیت به محیط زیست

توجه به مسائل محیط زیستی و اجتماعی از طریق اجرای استانداردهای سبز و پایدار

تنوع در پروژه‌ها

با توجه به وجود مجموعه‌ای متنوع از پروژه‌های ساخت و ساز (از واحد‌های مسکونی تا تجاری) در سابقه و رزومه شرکت ما (کارکیاکوشک) خطرات ناشی از ریسک ساخت و ساز تا حدی کاهش یافتند.

فناوری و نوآوری

ایجاد بستر نوین هوشمندسازی ساختمان با بهره‌گیری از فناوری  هایی مانند فیبر نوری ، اینترنت اشیاء ، واقعیت مجازی و …

شناسایی فرآیندها

۱. تعیین فرآیندها

در لیلیان پالاس ما ابتدا تمام فرآیندهای کسب و کار خود را تعیین نمودیم که این شامل فرآیندهای مرتبط با مدیریت پروژه، تامین مواد، ساخت و اجرا، مدیریت منابع انسانی، مالی، و سایر فعالیت‌های مرتبط با کسب و کار است.

۲. توصیف و مستندسازی فرآیندها

هر فرآیند را به دقت توصیف نموده ایم و مستندسازی کرده ایم که این شامل مراحل، ورودی‌ها، خروجی‌ها، نقش‌ها و مسئولیت‌ها، استانداردها و قوانین مرتبط با فرآیندها می باشد.

۳. ارزیابی عملکرد فرآیندها

برای تشخیص نقاط قوت و ضعف فرآیندها، ما عملکرد آنها را ارزیابی نموده ایم که این شامل بررسی زمان‌بندی، کیفیت، هزینه‌ها، و سایر شاخص‌های عملکرد می باشد.

۴. تعیین نیازها به بهبود

پس از ارزیابی فرآیندها، ما نقاط قوت و ضعف آنها را شناسایی نموده و نیازهای بهبود را مشخص کرده ایم .که این بهبودهای کوچک مانند تغییرات در فرآیندها یا بهبودهای بزرگتر مانند اصلاح سیستم‌ها و فرآیندهای اصلی می شود.

انواع فرآیندها در لیلیان پالاس

۱. فرآیندهای تحقیق و تجزیه و تحلیل

  • تحلیل بازار و شناسایی فرصت‌ها
  • بررسی رقبا و تحلیل رقابتی
  • مطالعات میزان تقاضا و عرضه
  • تجزیه و تحلیل محیط کسب و کار

۲. فرآیندهای طراحی و مهندسی

  • طراحی معماری و تخصصی
  • مهندسی ساخت و اجرا
  • طراحی سازه و تجهیزات
  • مدل‌سازی سه‌بعدی و اجزا

۳. فرآیندهای اجرا و ساخت

  • مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی اجرا
  • کنترل کیفیت و اطمینان از اجرا
  • مدیریت منابع انسانی و مواد
  • اجرای سازه‌ها و تجهیزات

۴. فرآیندهای تست و تأیید

  • تست و ارزیابی کیفیت ساخت
  • تأیید انطباق با استانداردها و مقررات
  • بازرسی نهایی و تحویل به مشتری

۵. فرآیندهای مدیریت پس از اجرا

  • نگهداری و خدمات پس از تحویل
  • مانیتورینگ و نظارت بر عملکرد
  • بهبود و بهره‌برداری بهتر از پروژه‌ها

 

۶. فرآیندهای مالی و مدیریت منابع

  • مدیریت بودجه و هزینه‌ها
  • مدیریت تأمین مالی
  • ارزیابی سودآوری و بهره‌وری مالی

۷. فرآیندهای ارتباطی و اطلاع‌رسانی

  • ارتباط با مشتریان و ذینفعان
  • گزارش‌دهی و اطلاع‌رسانی
  • مدیریت روابط عمومی و بازاریابی

۸. فرآیندهای مدیریت ریسک و ایمنی

  • ارزیابی و مدیریت ریسک‌های مختلف
  • برنامه‌ریزی برای ایمنی کارکنان و محیط زیست
  • پاسخ به شرایط اضطراری و حوادث
تقسیم کار و تعیین صاحبان فرآیندها

۱. تعیین فرآیندها

در لیلیان پالاس ابتدا تمام فرآیندها و عملیات کسب و کار شناسایی و تعیین شده که این شامل فرآیندهای مرتبط با مدیریت پروژه، تامین مواد، ساخت و اجرا، مالی، منابع انسانی و سایر فعالیت‌های مرتبط با کسب و کار می‌شود.

۲. تعیین وظایف و مسئولیت‌ها

برای هر فرآیند براساس چارت سازمانی وظایف و مسئولیت‌های مشخصی تعیین شده است.

۳. انتخاب مسئولین فرآیندها

برای هر فرآیند یک مسئول بر اساس تجربه، تخصص، و تعهد به انجام وظایف مشخص شده است.

۴. تدوین و مستندسازی وظایف و فرآیندها

در لیلیان پالاس ابتدا تمام فرآیندها و عملیات کسب و کار شناسایی و تعیین شده که این شامل فرآیندهای مرتبط با مدیریت پروژه، تامین مواد، ساخت و اجرا، مالی، منابع انسانی و سایر فعالیت‌های مرتبط با کسب و کار می‌شود.

۵. پایش و نظارت مداوم

پس از تعیین مسئولین فرآیندها، پایش و نظارت مداوم بر عملکرد آنها توسط واحد ارزیابی عملکرد انجام می شودکه این به منظور اطمینان از اجرای صحیح فرآیندها و بهبود آنها می باشد.

۶. آموزش و توسعه مسئولین فرآیندها

مسئولین فرآیندها با نیازها و توقعات جدید در حوزه خود توسط واحد تحقیق و توسعه آشنا می گردند.

۷. تطابق با تغییرات

با تغییرات در بازار یا محیط کسب و کار، مسئولین فرآیندها و وظایف آنها با تغییرات تطابق می یابند.

فرم‌های ارزیابی
چارت سازمانی
گواهینامه‌ها
شرح وظایف سازمانی

هیئت مدیره

  • تعیین استراتژی‌ها و راهبردها و جهت‌گیری‌های کلان شرکت
  • نظارت بر اجرای استراتژی‌ها، عملکرد مالی و عملیاتی شرکت    
  •  اتخاذ تصمیمات مهم در جهت توسعه و بهبود کسب‌‌وکار

مدیر پروژه

  • برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و نظارت بر جریان کار در پروژه

  • انتخاب و مدیریت تیم‌ها و تأمین‌کنندگان

  • ارتباط با مشتریان و گزارش‌دهی پیشرفت پروژه

سرپرست کارگاه

  • نظارت و مدیریت عملیات اجرایی در محل پروژه

  • اجرای برنامه‌های کیفیت و ایمنی

  • حل مشکلات و رفع موانع در زمینه اجرایی

عوامل اجرایی

  • انجام عملیات مرتبط با ساخت‌وساز بر اساس دستورات و نقشه‌ها

  • رعایت ایمنی، کیفیت و استانداردها در اجرای کارها

  • همکاری با تیم‌های مختلف و ایجاد هماهنگی

واحد امور مالی

  • برنامه‌ریزی و مدیریت بودجه‌ها و هزینه‌ها

  • تجزیه و تحلیل مالی پروژه‌ها و گزارش‌دهی به مدیران

  • مدیریت مسائل مالی مرتبط با تأمین منابع و هزینه‌ها

واحد تامین و خرید (کارپردازی)

  • برنامه‌ریزی تامین مواد و تجهیزات مورد نیاز پروژه

  • انجام مذاکرات با تأمین‌کنندگان و انتخاب بهترین گزینه‌ها

  • نظارت بر تامین منابع به موقع و با کیفیت

کارشناس ایمنی و بهداشت (HSE)

  • اجرای استانداردهای ایمنی و بهداشت در محل پروژه

  • برگزاری دوره‌های آموزشی و نظارت بر رعایت مقررات ایمنی

  • پیشگیری از حوادث و تصادفات در محل کار

واحد تحقیق و توسعه (R&D)

  • تحقیق در زمینه فناوری و مصالح به جهت توسعه مصالح پایدارتر، روش‌های ساخت موثرتر و افزایش کارایی سیستم‌های انرژی‌پذیر در ساختمان‌ها

  • طراحی و توسعه نوآوری به منظور ایجاد روش‌های جدید ساخت، استفاده از مواد نوین، یا ارتقاء اتوماسیون در عملیات ساختمانی

  • همکاری با دانشگاه‌ها و مراکز تحقیقاتی به جهت انتقال دانش

واحد امور اداری

  • مدیریت منابع انسانی

  • مدیریت امور تجهیزات، تامین ابزارها و مواد مصرفی، مدیریت اماکن و فضاهای کاری

  • نگهداری و مدیریت اسناد و اطلاعات

واحد حراست

  • مسئول حفاظت از منابع مادی و انسانی سازمان

  • نظارت و پایش فضاها، تجهیزات و ورود و خروج افراد به ساختمان‌ها و محل‌های کار

  • اتخاذ تدابیر ایمنی و پیشگیری از وقوع حوادث

واحد فروش و بازاریابی

  • مسئول انجام تحقیقات و تجزیه و تحلیل بازار و مشتریان

  • مسئول تعیین استراتژی‌های بازاریابی و تبلیغاتی

  • مسئول فرآیند فروش و ایجاد ارتباط موثر با مشتریان

مشاوران

  • ارائه تخصص و دانش فنی در زمینه های مختلف کاری

  • تجزیه و تحلیل شرایط بازار، رقبا، فرصت‌ها و تهدیدها و ارائه راهکار

  • حل مشکلات و بهبود فرآیندها

  • مشاوره مدیریت منابع، نظارت و کنترل پروژه‌ها

  • توسعه تیم‌ها، ایجاد فرهنگ سازمانی مؤثر و ارائه آموزش‌های تخصصی به کارکنان

واحد کنترل پروژه

  • مسئول برنامه‌ریزی دقیق پروژه و تعیین زمان‌بندی اجرای فعالیت‌ها

  • مسئول نظارت بر استفاده بهینه از منابع (از جمله انسانی، مالی، مصالح و تجهیزات) و کنترل هزینه‌های پروژه

  • مسئول نظارت بر پیشرفت فعالیت‌ها و پیگیری از تحقق اهداف پروژه  همچنین مدیریت ریسک و تغییرات

واحد کنترل کیفیت (QC)

  • تعیین استانداردها و معیارها

  • مسئول نظارت بر فرآیندها با هدف اطمینان از تطابق با استانداردها و رعایت معیارهای تعیین شده

  • مسئول اجرای تست‌های مختلف برای ارزیابی کیفیت پروژه

  • مسئول ایجاد و مدیریت فرآیندهای بهبود پایدار کیفیت

حسابرس و بازرس قانونی

  • مسئول تایید صحت و دقت صورت‌های مالی شرکت

  • ارائه گزارشات مستقل مالی و بودجه

  • شناسایی ریسک‌ها، نقاط ضعف، و عدم رعایت قوانین و مقررات در شرکت

مدیریت رابطه اختیار و مسئولیت

۱. تعیین اختیارات و مسئولیت‌ها

در لیلیان پالاس ابتدا اختیارات و مسئولیت‌های هر کارکنان و تیم‌ها را به دقت در نرم افزار میزیتو تعیین نموده ایم. که این شامل تعیین وظایف، صلاحیت‌ها، و مسئولیت‌های کارکنان مختلف می‌شود.

۲. مستندسازی

اختیارات و مسئولیت‌های هر فرد به دقت مستندسازی شده‌اند. که این شامل تدوین نامه‌نامه‌ها، قراردادها، و دستورالعمل‌های کاری در میزیتو می باشد.

۳. آموزش و آگاهی

به کارکنان مدیران لیلیان پالاس و واحد تحقیق و توسعه، آموزش های لازم داده شده که اختیارات و مسئولیت‌های آنها چیست و چگونه باید اجرا شوند.

۴. پایش و نظارت مداوم

برای اطمینان از اجرای صحیح اختیارات و مسئولیت‌ها، پایش و نظارت مداوم توسط مدیر پروژه انجام  می شود. که این شامل بررسی عملکرد کارکنان، ارزیابی پروژه‌ها، و مانیتورینگ فرآیندها آنها می‌شود.

۵. ارتباط موثر

ارتباط موثر با کارکنان و تیم‌ها برای مجموعه لیلیان پالاس بسیار مهم است. ما از فرصت‌های ارتباطی منظمی استفاده می کنیم تا ابهامات رفع شوند و مسئولیت‌ها به درستی اجرا شوند.

۶. تشویق به مشارکت

تشویق به مشارکت کارکنان در تعیین اختیارات و مسئولیت‌های خود و همچنین ارائه ایده‌ها و پیشنهادات برای بهبود فرآیندها در لیلیان پالاس توانسته مدیریت رابطه اختیار و مسئولیت را تقویت کند.

نرم‌افزار میزیتو

به جهت استفاده در موارد زیر:

  • مدیریت پروژه و تعریف وظایف و کنترل و پیگیری آنها
  • گفتگوی آنلاین در قالب گروه‌ و کانال اطلاع‌رسانی و آموزش
  • ارتباط موثر با طراحان ناظران تامین کنندگانمصالح
  • مدیریت مکاتبات سازمانی و نامه‌ها
  • مدیریت ارتباط با مشتریان CRM
  • مانتیورینگ یکپارچه پروژه‌ها
هماهنگی

تدوین برنامه‌ریزی مشترک

برای پروژه ۵۴۵ واحدی لیلیان پالاس یک برنامه‌ریزی مشترک تدوین و وظایف و زمانبندی مشخص گردید همه اعضای تیم از برنامه آگاهی داشته باشند و به اجرای آن تعهد دارند.

استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه

مانند Microsoft Project و میزیتو و تدکار توانسته  به بهبود هماهنگی در لیلیان پالاس کمک کند. این نرم‌افزارها  امکان مشاهده و ردیابی پیشرفت پروژه‌ها را فراهم می‌کنند.

تشکیل جلسات هماهنگی

برگزاری جلسات هماهنگی منظم هفتگی و ماهانه بین تیم‌ها و واحدهای مختلف در لیلیان پالاس به تبادل اطلاعات، حل اشکالات، و تصمیم‌گیری اجرایی کمک نموده است.

مدیریت تعارضات

در هر پروژه، تعارضات و اختلاف‌های ممکن است رخ دهند. در لیلیان پالاس تعارضات به بصورت سازمانی مدیریت شده و توسط مدیران با تجربه شرکت به صورت سازنده حل میشوند.

جلسات هفتگی

به جهت استفاده در موارد زیر :

  • تدوین و کنترل برنامه های زمانبندی
  • متره – برآورد – آنالیزومتره – صورت وضعیت – تعدیل -مابه التفاوت
  • دامنه مناسبترین قیمت پیشنهادی-محاسبه مترمربع زیربنا
  • امور قرادادها و حق الزحمه مشاور
  • کنترل پروژه و کارگاه

به جهت استفاده در موارد زیر :

  • تعریف ساختار شکست کار WBS و برنامه زمانبندی
  • تعریف شبکه فعالیت ها Network 
  • تعریف محدودیت های زمانی Constraint 
  • تعریف  منابع  Resource
  • تعریف اضافه کاری برای منابع Overtime Work 
  • تخصیص منحنی های مصرف منابع Resource Curve 
  • تعریف و تخصیص تورم ها در هزینه بکارگیری منابع
سنجش عملکرد (پاسخگویی)

۱. تعیین شاخص‌های عملکرد

در لیلیان پالاس ابتدا شاخص‌های عملکرد مهم (KPIها) را برای پروژه‌ و فرآیندهای مختلف تعیین نمودیم . که این شاخص‌ها شامل زمان تکمیل پروژه، کیفیت ساخت، بهره‌وری منابع، و سایر عوامل مرتبط با عملکرد می‌باشند.

۲. تجزیه و تحلیل داده‌ها

برای سنجش عملکرد، داده‌های مرتبط با شاخص‌های عملکرد جمع‌آوری میشوند. این داده‌ها از منابع مختلفی مانند سیستم‌های اطلاعات مکانی (GIS)، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، و گزارش‌های مالی نرم افزار کاوش بدست می آیند.

۳. جمع‌آوری داده‌ها

داده‌های جمع‌آوری شده تجزیه و تحلیل میشوند تا به نتایج معنی‌داری منجر گردند . این تحلیل ها توانسته برای تشخیص نقاط قوت و ضعف در پروژه‌ و فرآیندها مفید باشد تا جایی با در این ۴ سال در طول پروژه با چالش اساسی برخورد نکردیم.

۴. مقایسه با استانداردها

شاخص‌های عملکرد با استانداردها و اهداف تعیین شده مقایسه میشوند.که این مقایسه به ما اجازه داده تا بفهمیم که آیا پروژه‌ به درستی پیش رفته یا نیاز به بهبود دارد.

۵. گزارش‌دهی و نمایش داده‌ها

گزارش‌دهی منظم از نرم افزارهای تدکار و میزیتو و کاوش به تصمیم‌گیری‌های بهتر و پاسخگویی به مشکلات ما کمک نموده است.

 

 

۶. تعیین مسئولان پاسخگو

در لیلیان پالاس مدیر پروژه مسئول پاسخگو بوده و در چالش ها تصمیمات نهایی را اخذ نموده است.

۷. پیشگیری و بهبود

بر اساس داده‌های جمع‌آوری شده و تجزیه و تحلیل شده، اقدامات بهبودی را شناسایی کرده  و پیاده‌سازی نموده ایم . همچنین، تلاش کردیم مشکلات اقتصادی اجتماعی این ۴ ساله را پیش‌بینی کرده و پیشگیری کنیم تا از ایجاد چالش های بزرگتر جلوگیری شود.

۸. بازخورد و اشتراک‌گذاری تجربیات

بازخورد از تجربیات پروژه‌ها و فرآیندها به تفکیک مشکلات و راه‌حل‌ها کمک می‌کند. اشتراک‌گذاری این تجربیات با تیم‌ها و واحدهای مختلف پروژه لیلیان پالاس نیز توانسته به بهبود عملکرد کلی کسب و کار ما کمک نماید.